Interview mit Steuerberater Frank Ahrens:

In diesem Interview mit dem Steuerberater Frank Ahrens aus Hermannsburg sprechen wir über viele spannende Themen in Bezug auf die Zusammenarbeit zwischen dem Handwerksunternehmen und dem Steuerberater. Seine Kanzlei zählt 13 Mitarbeiter. Erzähl doch mal Frank. Warum betreust du zum Großteil Handwerksunternehmen?

Frank:

Wir haben uns vor ein paar Jahren auf das Handwerk fokussiert, da wir unseren Sitz in einer sehr ländlichen Gegend haben und es hier nun mal sehr viele Handwerker gibt. Mit Handwerkern macht es mir persönlich mehr Spaß, denn wenn du Fehler baust, hauen sie es dir direkt um die Ohren. Ich habe einen Kollegen, der ist Unternehmensberater, und über den bin ich in das Malerhandwerk gerutscht. Da habe ich reingeschnuppert und mich über die Fachthemen und die spezielle Beratung, die die Maler brauchen, informiert. Hierbei sind spezifische Themen wie das Kalkulieren von Stundensätzen rausgekommen. Dadurch haben wir auch einen Monatsbericht erstellt, worüber wir die Kosten rückwärts berechnen können. Hier kommt mehr Tiefe hinein und man ist nicht mehr derjenige, der darüber schwebt und von allem nur ein bisschen Ahnung hat. Was ich damit sagen möchte, ist, dass man ohne eine klare Positionierung nirgends in die Tiefe kommt, sondern nur von allem ein bisschen weiß. 

 

André:

Wie würdest du das prozentuale Verhältnis zwischen Handwerkern und anderen Mandanten bei dir einschätzen?

Frank:

50 Prozent Handwerker, 50 Prozent andere. Wir sind ein kleines Dorf und haben noch einige andere dabei. Da wir die Kanzlei samt Mandanten übernommen haben, sind natürlich noch einige andere Mandanten außerhalb des Handwerks da, die von uns beraten werden. Wir fangen allerdings immer mehr an vorzuselektieren.  

 

André:

Wo siehst du in der Zusammen­arbeit mit Handwerks­unternehmen aktuell die größte Problematik? 

Frank:

„Aktuell“ ist gut. Die sind immer noch unverändert. Es gibt immer noch zu viele Handwerker, die keine Übersicht über ihre Baustelle haben. Es gibt also keinerlei Controlling, wodurch natürlich eine Übersicht entstehen könnte. Ich als Steuerberater bin ja schon froh, wenn die Handwerker eine Stundenaufschreibung haben. Alles andere haben sie nicht, die Akten werden immer noch in Papierform geführt. Halbideal ist es, wenn der Handwerker seine Rechnungen in Papierform bekommt, diese einscannt und uns via E-Mail zuschickt. So kann ich das Ganze digital bearbeiten und der Mandant kann die Rechnung in seiner Akte ablegen. Mit diesem Vorgehen werden allerdings keine Effizienzgewinne erzielt. Der einzige Vorteil, den man dadurch gewinnt, ist, dass der Steuerberater schneller die Belege bekommt, schneller bucht und nicht erst Mitte des Folgemonats mit den Zahlen vom vorletzten Monat – die im Zweifel keinen Menschen mehr interessieren – kommt, obwohl wir eigentlich schon den Vormonat fertig machen müssten. Das funktioniert aber nicht, wenn der Handwerker seine Sachen in Papierform noch zusammensuchen muss und mit einem Berg rüberkommt, den ich wieder abarbeiten muss. Wenn ich im laufenden Monat einmal in der Woche einen kleineren Berg bekomme, kommt man viel schneller ins zeitnahe Buchen rein, sodass man auch zeitnah mit Zahlen kommen kann. Hinzu kommt auch, dass viele Handwerksunternehmer nicht die Könige des Mahnens sind, sodass man denen auch dabei unter die Arme greifen muss. Das ist auch so ein Punkt: Viele arbeiten so vor sich hin, aber Rechnungen schreiben ist das Letzte, was die machen.  

Wenn der Handwerker mithilfe einer Software schon so weit ist, dass er vielleicht schon vorkontieren kann, hat der Steuerberater auch wesentlich mehr Zeit, sich um die Beratung zu kümmern, die dem Unternehmen eigentlich zusteht, wie z. B. Steuerkalkulation und Stundensatzkalkulation. Zeitersparnis ist das eine, aber das andere ist, eine Leistung zu bekommen, die ihm eigentlich zusteht, wofür der Steuerberater aber keine Zeit hat. 

 

André:

Ja, genau. Das ist tatsächlich auch der nächste Punkt auf meiner Fragenliste. Wie wichtig ist es, dass Steuerberater auch beratend tätig sind und nicht nur die Faktura machen? Wo steckt hier der Mehrwert? 

Frank:

Darum geht es ja. Der Handwerksunternehmer soll ja nicht unseren Job mitmachen. Wenn man sagt, die könnten richtigerweise in die Cloud gehen und die Rechnungen vorkontieren, dann tun sie wieder etwas, was sie nicht wollen und weswegen sie Handwerker geworden sind. Das Schlimmste der Gefühle ist, dass eine Rechnung geschrieben werden muss, da kommt er nicht drum rum. Aber danach soll es laufen.

Wenn Handwerksunternehmen nicht aufwachen, verpassen sie den Zug. Es gibt natürlich genug Unternehmen, die die Digitalisierung gut umsetzen, allerdings sind das noch nicht besonders viele. Zeiten einsparen durch sinnloses Arbeiten und diese Zeit investieren in Dinge, die die Kunden brauchen. Es ist doch Mist, wenn ich dir heute sage: „2018, was für ein geiles Jahr. Übrigens, du musst 85.000 Euro Steuern zahlen, hast du ja, oder? Und ich habe schon mal nachgeschaut; weil es so gut gelaufen ist, wollen die das für das Jahr 2019 auch.“ Als Resultat gehen die Lichter des Unternehmens aus. 

 

André:

Genau das denke ich auch. Ich glaube, das wird in den nächsten Jahren oder nun bedingt durch Corona, viele Handwerker die Vorsteuer nicht rückwirkend angepasst haben. Jetzt haben sie ein schlechtes Jahr und spätestens dann haben wir im Jahr 2021 eine riesengroße Welle an Insolvenzen. Man muss bestimmt keine Schwarzmalerei machen, aber ich glaube, die Betriebe, die 2018 und 2019 ein bisschen am Kränkeln waren, werden 2021 ein großes Problem haben, oder? 

Frank:

Das wird so kommen. Das läuft sogar noch weiter, wie bei einem Schneeballsystem. Durch neue Aufträge kommt neues Geld rein. Des Weiteren werden in der Industrie schon kräftig Arbeitsplätze abgebaut, und das sind die Kunden der   Handwerksunternehmen. Wenn die plötzlich kein Geld mehr haben, holen die auch keine Handwerker mehr, dann fängt es an, unten anzukommen, und dann wird es böse. 

 

André:

Genauso ist es. Also, wie gesagt: Es ist wichtig, die Zahlen zeitnah und gut aufbereitet am Start zu haben, um schnell reagieren zu können, z. B., um die Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten zu können. 

Frank:

Ganz genau. Das Geld zur Seite legen, dann ist es weg. Es gibt dazu einen passenden Spruch: „Wenn ich es auf ein anderes Konto umbuche, vergesse ich das Geld.“
Ein wichtiger Punkt ist auch das Schreiben von Abschlägen. Ein besseres Barometer habe ich doch nicht. Die Ware ist da, also kann die erste Rechnung raus. Kommt das Geld nicht, brauche ich doch gar nicht erst hinzufahren. 

 

André:

Wir gehen sogar so weit, dass wir Kunden, die wir nicht kennen, nur gegen Vorkasse drei Prozent Skonto gewähren. Das beste Beispiel sind die Möbelhäuser. Ich bekomme keine Möbel nach Hause geliefert, die ich nicht bezahlt habe. Im Handwerk wird im Moment leider immer noch gesagt: „Sowas macht man nicht!“ Aber warum macht man das nicht? Weil der Wettbewerb es nicht macht?
Dies ist dasselbe Prinzip wie bei dem Schreiben von Angeboten. Warum soll man dafür kein Geld nehmen? Warum soll ich meine Zeit verschenken? Wenn ich bei dir sitze oder auch bei einem Notar oder Rechtsanwalt, muss ich die Zeit doch auch bezahlen, was auch vollkommen legitim ist. Warum darf ich als Handwerker das dann nicht auch mit Angeboten machen?
Letztendlich muss immer geschaut werden, wie hoch der Aufwand ist. Rechnet man den zeitlichen Aufwand für ein Angebot einmal runter, wird einem schlecht dabei, wie viel Zeit man eigentlich verschenkt. Das sind Zeiträuber, da die Zeit nicht wiederkommt.
Daher glaube ich, dass auch im Handwerk ein Umdenken passieren muss. Hier muss ein Filter erstellt werden, der die Kunden aussortiert. Wenn der Kunde nicht dazu bereit ist, 100 bis 150 Euro für mein Angebot zu investieren, ist er später auch nicht dazu bereit, meinen Preis zu akzeptieren.
Wie stellst du dir denn die optimale Zusammenarbeit mit einem Handwerksunternehmen vor?

Frank:

Es fängt eben an, dass sie im Idealfall ein digitales Büro haben, sodass unter anderem auch die Rechnungen, die reinkommen, digital sind. Wenn sie mit der öffentlichen Hand arbeiten, muss dies sowieso schon digital passieren. Darüber hinaus sollte die Rechnungslegung zum Kunden im Idealfall auch via E-Mail rausgehen können. Sollte jemand zu Hause keinen Drucker oder die Rechnungen nicht via E-Mail haben, gibt es hierfür auch bestimmte Services. Diese drucken Rechnungen für einen aus und verschicken sie auch.

Wenn man mal zusammenrechnet, was eine Papierrechnung im Handling kostet, ist das Irrsinn. Idealerweise gibt es eine Schnittstelle zu meiner Warenwirtschaft, zu meinem System, wo ich die Rechnung gleich auf meine Aufträge buchen kann und eine Kopie automatisch zum Steuerberater/Buchhalter kommt. Diese Aufträge können dann, je nachdem, wie groß das Unternehmen ist täglich oder wöchentlich verarbeitet werden. Hier kann man zeitnah mit digitalen Kontoauszügen nachvollziehen, ob das Geld, das angefordert wurde, auch wirklich ankommt. 

Dadurch bekommt das Unternehmen ein „Liquiditätsmonitoring“. Wenn der Monat vorbei ist, wird kalkuliert, was herausgekommen ist, wie hoch die Ertragssteuern sind und wie viel beiseitegelegt werden muss. Wenn z. B. heute einer kommt und sagt „Ich möchte eine Maschine kaufen“ und die erste Frage ist, wo er steht, und er hat keine Ahnung, dann ist das schlecht. Damit möchte ich nur sagen, dass die Handwerker häufig keinen Überblick haben und nicht wissen, wo sie stehen; sie wollen aber unbedingt eine Maschine kaufen. Hier sind wir nun beim zeitnahen Zahlen. Dann gibt’s im Folgemonat die Steuerhochrechnung, sodass ich jetzt entscheiden kann, ob ich etwas investieren kann oder nicht. Hier ist auch wichtig, dass man sich vierteljährlich mit dem Steuerberater zusammensetzt, um die Ziele zu besprechen und um zu besprechen, wo der Weg hinführen soll. Am Ende bleibt dann die Steueroptimierung, welche häufig auch mit mehr Aufwand verbunden ist. Nicht unbedingt für den Steuerberater, sondern eher für das Handling. Hier wird über Holdingmodelle gesprochen, um Gewinne zu verteilen und ein bisschen zu streuen, damit nicht so viele Abgaben entstehen. Steuern bezahlen ist ja schön und gut.

Aber man muss auch wissen,
dass der Mensch, der das Geld verdient,
in diesem Land gebürstet wird,
bis das Blut kommt.

 

André:

Da gebe ich dir Recht, Frank. Das muss ich ja auch immer wieder feststellen. Deshalb müssen wir uns um so mehr darum kümmern, möglichst effizient zu arbeiten und unsere Prozesse zu optimieren.  Ein Beispiel aus meinem Handwerksunternehmen ist, dass bei mir allerhöchstens noch zwei Prozent der Kunden auf meinem Handy anrufen. Und zwar, weil die Kunden ganz genau wissen, dass sie besser im Büro anrufen können als mich, da die Wahrscheinlichkeit, dass im Büro jemand ans Telefon geht und diese Person sich auch noch gut um einen kümmert, groß ist. Das ist auch wieder „Mindset“, weil viele Selbstständige sagen „Der Laden läuft ohne mich nicht“ oder „Die Kunden wollen ja nur mich haben“. Natürlich ist es für die Kunden immer schön, wenn der Chef da ist und das Ganze begutachtet. Ein leitender Angestellter erfüllt diesen Zweck allerdings auch. Ich glaube schon, dass dies auch wieder mit Veränderung zu tun hat. Hier muss man offen dafür sein, dass so eine Veränderung auch Fehler mit sich bringt. Ich habe am Anfang auch viele Fehler gemacht und natürlich hat das auch Geld gekostet. Ich glaube allerdings auch, dass es im Umkehrschluss dazu beiträgt, sagen zu können: „Okay, ich bin jetzt wirklich nur noch eineinhalb Tage in der Woche im Betrieb.“ 

Frank:

Wenn ich glaube, ohne mich läuft es nicht, forme ich mich so, meine Mitarbeiter verhalten sich so und dann läuft es auch so und wird nicht besser.  

 

André:

Selbst wenn ich sage, dass ich mit dieser Beratung aufhöre, muss man sich mal überlegen, wie viele Freiräume ich mir jetzt geschaffen habe. Ich habe drei Tage, an denen ich wirklich massiv am Unternehmen arbeiten könnte oder an der Positionierung. Die hätte ich ja sonst nie gehabt. Ich habe vor kurzem mit einem Handwerker gesprochen, der gesagt hat, dass er mit seiner 60-Stunden Woche zufrieden ist, allerdings von morgens 6 bis abends 18 Uhr im Unternehmen ist. Hier ist es wichtig, für sich selber einfach mal den Entschluss zu fassen und sich dahingehend zu öffnen, einfach zu sagen, dass man einen Tag in der Woche eine Stunde später zur Arbeit kommt. Wenn sich das einmal eingebürgert hat, hat niemand mehr ein Problem damit. Natürlich muss man hier in die Kommunikation mit den Mitarbeitern kommen und ihnen mitteilen, dass man etwas ändern möchte, und dann ist das in Ordnung.
Welche Tools kannst du Handwerksunternehmen ans Herz legen? Also wo würdest du sagen, das hilft dem Handwerksunternehmen ungemein weiter?

Frank:

Man kann zum Beispiel „Datev Unternehmen Online“ nehmen. Es gibt natürlich noch verschiedene andere Portale, je nachdem wie viel Arbeit ich meinem Steuerberater abnehmen möchte. Wir arbeiten tatsächlich mit „Datev Unternehmen Online“, weil wir eine Datev-Kanzlei sind. Alternativ gibt es allerdings auch das Portal „Kanzleiland“, bei welchem einfach nur die Belege abgelegt werden. Es gibt Systeme, die digitale Rechnungen vorerfassen und mir dann ein Zahlungsportal zur Verfügung stellen. Ganz wichtig ist, neben der Plattform, weg von Word- und Excel-Rechnungen zu kommen. Da freut sich nur einer, und das ist der Betriebsprüfer. Das ist seit 2014 nicht mehr die beste Wahl und sollte aussterben. Es sollte natürlich auch ein gutes Programm sein. Wenn ich die Rechnungen hinterher noch ändern kann, ist es allerdings nicht das richtige Programm. Je nachdem, was ich von der Software möchte, gibt es natürlich Cloud-Lösungen, wo es verschiedene gibt, die gut arbeiten, oder es ist eine Lokale Lösung, wo ich dann auch meine eigenen Baustellen kontrollieren kann. Da ist die Frage, wie ich das Controlling aufsetzen möchte. Irgendein Controlling muss ich haben, sonst bin ich im Blindflug. 

 

André:

Ich glaube auch, dass Controlling mit das wichtigste Instrument ist, nach der Rechnungsschreibung und Abschlagsrechnung natürlich. Es muss jetzt nicht jede Kleinigkeit nachkontrolliert werden, aber die größeren Baustellen sollten schon kontrolliert werden. 

Frank:

Natürlich braucht man Erfahrungswerte, sonst pauschaliert man sich tot. Bei den Tools muss wirklich geschaut werden, wie möchte ich, dass mein Platz aussieht und wie möchte ich, dass meine Arbeit aussieht. Nach diesen Kriterien muss ich die Auswahl des Tools treffen. 

 

André:

Genauso ist es. Dann sind wir schon fast am Ende. Die letzte Frage ist: Was sollte aus deiner Sicht jeder Handwerker morgen schon umsetzen?

Frank:

Das ist eine sehr gute Frage. Jeder Handwerksunternehmer sollte für drei Tage abhauen und sich Gedanken darüber machen, wie sein Unternehmen aussehen soll. Sozusagen ein Zielbild formen. Daraus kann man dann einen Weg ableiten, der einem vorgibt, was man zu tun hat. 

 

André:

Ich glaube auch, dass das viel zu wenig Handwerker machen. Ich nehme mir selber jedes Jahr für eine Woche eine komplette Auszeit, in der ich immer komplett für mich alleine bin und mir Gedanken über den weiteren Weg und den Weg, den ich bisher gegangen bin, mache. Hier darf niemand dabei sein, keine Frau, kein Kind, und das Handy ist aus. In dieser Zeit führt man sich die Ziele aus dem Vorjahr vor Augen, schaut, was man geschafft hat, und was nicht. Ich glaube nämlich, dass wer immer nur sagt, dass er es nächstes Jahr macht, er wieder mit dem Aufschieben anfängt, genau wie beim Thema Digitalisierung.  

Frank:

Wer nicht plant, wird verplant. Ich gebe dir aber auch recht: Man muss raus und das alleine. Ob ich jetzt ins Kloster gehe oder woanders hin, ist egal. Wichtig ist, in Ruhe für sich zu sein. Der Kopf muss frei sein, um zu sich selber zu finden. Dann kann man sich die Fragen stellen, was man wirklich möchte und wo man hin will. Ich glaube auch, erst wenn ich mir darüber im Klaren bin, kann mir eine externe Beratung helfen. Wenn es bei mir im Tagesgeschäft untergeht, kann man tun und lassen, was man will, es kommt nicht an.  

 

André:

Cool, dass du das auch so siehst!
Dass man einfach auch mal aus seinem Alltag raus muss, damit man den Blick von Außen nicht verliert und sich auf das fokussieren kann, was man sich vorgenommen hat.
Lieber Frank, ich freue mich, dass ich dich interviewen durfte. Vielen Lieben Dank!