Digitale Zeiterfassung

Die Zeiterfassung für Handwerker wird zukünftig gesetzlich vorgeschrieben. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat schon am 14.05.2019 (Rs. C-55/18) geurteilt: Die Arbeitszeit muss komplett erfasst werden. Das System der Zeiterfassung soll hierbei objektiv, verlässlich, zugänglich und vertraulich sein. Aufgrund dieses Urteils müssen die einzelnen Länder der EU zwangsweise eine digitale Zeiterfassung einführen, da nur eine solche garantieren kann, dass alle vier der oben genannten Punkte eingehalten werden. Doch was ist als Handwerker zu beachten? Und: Welche digitale Zeiterfassung gibt es, was sind die Vor- und Nachteile und wie finde ich die richtige Zeiterfassung für mein Handwerksunternehmen?

 

Gesetzliche Regelung in Deutschland

In vielen Fällen ist eine digitale Zeiterfassung in Handwerksunternehmen nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig. In Deutschland gibt es bis dato noch keine generelle Pflicht zu einer kompletten Arbeitszeiterfassung, allerdings gibt es Regelungen, die eingehalten werden müssen.

 

Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeiten:

• Von mehr als 48 Stunden in der Woche

• An Sonn- und Feiertagen

• Von sogenannten geringfügig Beschäftigten (Mini-Jobber, 450-Euro-Kraft)

• In einzelnen Branchen nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG, § 2a)

 

Einhaltung von Ruhezeiten:

 • Nach sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten

 • Nach neun Stunden eine Pause von 45 Minuten

 • Zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhepause von elf zusammenhängenden Stunden

 • In einem Sieben-Tage-Zeitraum eine Pause von mindestens 24 zusammenhängenden Stunden

Diese Vorgaben genügen der EuGH allerdings nicht und daher wurde entschieden, ein Handlungsauftrag an alle EU-Mitgliedstaaten zu verhängen. Mit diesem Handlungsauftrag verlangt der EuGH ein System zur Arbeitszeiterfassung, bei welchem die tägliche Arbeitszeit jedes Mitarbeiters aufgezeichnet wird, da nur auf diese Weise überprüft werden kann, ob Höchstarbeitszeit, Mindestruhezeit und Überstunden eingehalten werden.

 

Vor- und Nach­teile der digitalen Zeiterfassung

Allerdings muss man nicht nur die kommende gesetzliche Verpflichtung betrachten, sondern auch die Vorteile, die diese Art der Zeiterfassung bietet. 

• Der Arbeitgeber muss nicht mehr hinter Stundenzetteln herlaufen, da die Tages-, Wochen- und Monatsübersichten automatisch erfasst, erstellt und übermittelt werden. 

• Die Auslastung der Mitarbeiter wird angezeigt, wodurch die Mitarbeiter effektiver geplant werden können.

• Je nach Grad der Digitalisierung können erfasste Stunden direkt an die Buchhaltung/ an den Steuerberater übermittelt werden, damit der Arbeitgeber keine Zeit in die weitere Bearbeitung investieren muss.

• Das Überstundenkonto der Mitarbeiter wird automatisch geführt.

• Auch das Urlaubskonto wird automatisch geführt und man hat eine durchgehende Übersicht der Stände.

 

Natürlich ist die Einführung einer digitalen Zeiterfassung auch mit einigen wenigen Nachteilen verbunden.

• Mitarbeiter könnten das Gefühl bekommen, vom Arbeitgeber kontrolliert und überwacht zu werden.

• Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung ist häufig mit Kosten verbunden.

• Zeit, die für das Arbeiten am Unternehmen verwendet werden könnte, wird für das Implementieren und die Zeiterfassung benötigt.

 

Welche digitalen Zeiterfassungen gibt es?

Hat man sich dazu entschieden, eine digitale Zeiterfassung einzuführen, stellt sich natürlich noch die Frage, welche Softwarelösungen es gibt und welche am besten zum Unternehmen passen. Beim Finden der richtigen Software hilft euch folgende Checkliste, bei welcher man eine Übersicht bekommt, was einem wichtig ist.

 

Eingabemöglichkeit

• Smartphone, Tablet

• Zeiterfassung mit Stempelchip

Funktion

• Welche Daten möchte ich mit der digitalen Zeiterfassung ermitteln?

• GPS-Daten

• Aufmaß

• Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten

• Kopplung mit Fahrzeug?

• Einfaches oder komplexes System?

Datenübermittlung

• Über Internet, E-Mail oder andere Schnittstelle?

• Schnittstelle zur Lohn- und Branchensoftware?

• Sind alle Daten übertragbar?

• Mitarbeiteridentifikation

• Fingerabdruck, PIN-Code, Chipkarte oder Barcode?

• Gibt es eine Testversion? 

• Lohnt sich langfristig der Kauf oder die Miete der benötigten Software und der dazugehörigen Hardware?

 

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Zeiterfassung für Handwerksunternehmen in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen wird.