Ordnung & Struktur überzeugt Bauherren – Memomeister

Warum Ordnung für die Kunden so wichtig ist.

Wie schafft man es, trotz zahlreicher Kommunikationswege bei Projekten den Überblick zu behalten? Gibt es Wege, Berufliches und Privates nicht zu vermischen? Wie gelingt es, dass anstatt chaotischer Nachrichten sofort eine ordentliche Dokumentation auf den Smartphones der Mitarbeiter entsteht? 

 

Es ist sehr schwer, wenn auf Smartphones und Tablets kein Werkzeug für Dokumentation und Ordnung zur Verfügung steht. In der nicht-digitalen Welt gibt es gut etablierte Helferlein in Form von Lagersystemen oder Ordnungskonzepten in den Büros: Regale, Schütten, Kisten, Mappen und Aktenordnern. In der digitalen Welt schafft MemoMeister ein einfaches System, damit jeder weiß, wo Informationen hingehören und wo er diese wiederfinden kann. Eine smarte Projektakte, speziell auf die Bedürfnisse im Handwerk zugeschnitten.

Wäre es nicht traumhaft, wenn der Mitarbeiter beim Kunden mit einem schnellen Blick in den Plan genau weiß, was Sache ist? Wenn eine Notiz ausreicht, um das passende Werkzeug nicht mehr zu vergessen? Und notwendiges Material vor Ort ist, wenn man es braucht? Der ideale Ablauf eines Auftrags funktioniert nicht auf Zetteln, sondern meist dann gut, wenn klare Strukturen und Ordnung bestehen. Denn dadurch wird auch klar und eindeutig kommuniziert. Der Kunde erhält ein gutes Gefühl in jedem Berührungspunkt, den er mit dem Unternehmen vor und während des Auftrages hat. Er vertraut darauf, den passenden Handwerksbetrieb ausgewählt zu haben. Er vertraut dem zu erwartenden Ergebnis! Bei guten Handwerksbetrieben wird das den Kunden in allen Abläufen gezeigt.

Die Vorteile einer guten Ordnung liegen auf der Hand: Sie erspart Stress und Ärger – zumindest, wenn man sie erst einmal geschaffen hat. Strukturen oder definierte Prozesse werden von Kunden, Bauherren und auch von Kollegen gleichgesetzt mit Professionalität, einem funktionierenden Selbstmanagement und guter Qualität. Ordnung dient als Ersatzindikator für die handwerkliche Arbeitsleistung, noch lange bevor ein Auftrag vergeben wurde. Daher ist es heutzutage umso wichtiger, sich gegenüber dem Kunden als verlässlichen Partner zu zeigen und Informationen gut zu strukturieren.

Zum Beispiel ist es mit MemoMeister als Projektakte möglich, im ersten Kundengespräch auf dem Tablet aufzuzeigen, wie Baustellen im Unternehmen professionell abgewickelt werden. Das Clevere und Moderne daran ist, den Kunden durch eine erledigte Fotodokumentation direkt und schnell visuell mitzunehmen. Der zukünftige Auftraggeber bekommt das gute Gefühl für die Struktur und die Ordnung, mit denen hier die Aufträge abgewickelt werden. Es wird Vertrauen aufgebaut und dokumentiert, dass er seine Bau- oder Sanierungsmaßnahme wirklich im Rahmen des vereinbarten Budgets, in der gewünschten Qualität, in der abgesprochenen Zeit und auch ohne Ärger bekommen wird. Bislang müssen Kunden auf diese Aussagen meist blind vertrauen. Mit MemoMeister beweist der Handwerker jetzt schon im Gespräch vor Beauftragung: Hier herrschen eine professionelle Abwicklung und Dokumentation. Ein Blick in die smarte Projektakte genügt.

 

Vermeintliche Alternativen?

Beim Umgang mit Dokumenten, Fotos und Informationen setzen viele Chefs auf Lösungen wie Messenger-Gruppen, hoffen auf ihre Branchensoftware oder ignorieren das Problem. Das Gefährliche: Es entsteht digitales Chaos, das oft nicht mehr nachzuvollziehen ist, oder wichtige Dokumente oder Absprachen bleiben schleierhaft. Niemand übernimmt die Verantwortung zu den erstellten Inhalten. Der Ort der Ablage verschwindet und keiner der Mitarbeiter fühlt sich zuständig. Fotos, Pläne, Videos, Formulare und andere Informationen am richtigen Ort ablegen, bearbeiten und wiederfinden können, all das ist mit dem richtigen Werkzeug kinderleicht.

 

Vertrauen im Team

Wer jedoch Ordnung schafft und einfache Strukturen in die digitale Ablage bringt, der schafft Routine für die Mitarbeiter durch Prozesse. Abläufe funktionieren einfacher und reibungslos. Und ganz nebenbei stärkt eine durchdachte Ordnung dabei auch die professionelle Außenwahrnehmung des Unternehmens und das Vertrauen bei Kunden, Auftraggebern oder Lieferanten.

 

MemoMeister in der Praxis für Chef und Mitarbeiter

Auf der Baustelle schnell etwas dokumentieren?

In der Werkstatt gibt es ein Problem?

Ein Kunde hat eine Reklamation?

Schnell einen Bericht erstellen und dem Kunden schicken?

Ein PDF öffnen und den Kunden unterschreiben lassen?

 

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Dokumentaton mit MemoMeister:

1. Der Mitarbeiter wählt auf dem Smartphone das Projekt, in dem er gerade arbeitet,

2. er fotografiert oder filmt einfach mit dem Smartphone,

3. fügt, wenn nötig, eine kurze Textmitteilung an,

4. MemoMeister versieht diese mit relevanten Schlagwörtern automatisch und

5. Lädt diese Notiz (Memo) DSGVO-konform in die Cloud von MemoMeister

Schon ist der Vorgang dokumentiert, in einem leicht zugänglichen Datenlager hinterlegt und über die Verschlagwortung leicht auffindbar. Und wer nicht so gerne auf der winzigen Handy-Tastatur herumtippt, der lädt seine Memos einfach als kurz diktierte Sprachmitteilung hoch, die vorher automatisch in Text umgewandelt wird. Die Nutzung von MemoMeister fällt durch den intuitiven Gebrauch leicht. Schließlich macht (fast) jeder Smartphone-Anwender heutzutage im Prinzip das Gleiche wie MemoMeister: 

Aktuelle Informationen an andere weitergeben. MemoMeister verursacht dabei aber kein Informationschaos. Es gibt noch unzählige weitere Anwendungsfälle wie die oben genannte Schritt-für-Schritt- Anleitung. Themen wie Revisionsunterlagen, Arbeitssicherheit, 360-Grad-Bilder, PDF-Pläne und vieles mehr – all das ist mit der smarten Projektakte anwendbar. Alles, um die Kunden auch digital zufriedenzustellen. Damit wird eben alles von der Erfassung betrieblicher Vorgänge bis zur Weitergabe von Bildern, Dokumenten und Kontaktdaten vereinfacht.

 

Den Informationsfluss automatisieren

Wird die Datenerfassung mit MemoMeister im Betriebsalltag konsequent angewendet, kanalisiert sich im Laufe der Zeit der Informationsfluss wie von selbst. Ganz nebenbei entsteht ein wachsendes, leicht durchsuchbares digitales Archiv. Ohne MemoMeister sind Informationen zwar auch vorhanden, sie befinden sich aber an verschiedenen Ablagestellen (klassische Aktenordner, digitale Verzeichnisse) oder sind auf verschiedene Geräte verteilt.

 

Ordnung und Transparenz von der kleinen Haftnotiz über die Checkliste bis zu digitalen PDFs

Über festgelegte „Etiketten“ (Labels) verschlagworten und klassifizieren die Mitarbeiter Informationen noch an Ort und Stelle. Die sogenannten Labels bringen – ähnlich wie die im Büro allgegenwärtigen gelben Haftnotizen – auf eine simple, aber effiziente Art eine klare Struktur in die zunehmende Datenflut. So können Mitarbeiter einfach Checklisten ausfüllen, Protokolle erfassen und den Kunden am Ende des Auftrags auch digital auf dem Tablet unterschreiben lassen. Das Geniale: Notizen lassen sich anhand gemeinsamer Labels leicht zusammenführen und so ohne Zeitverzug direkt und automatisiert den zuständigen Mitarbeitern zuweisen.

 

Zugriffsberechtigungen für eine klare Verteilung

MemoMeister erlaubt eine differenzierte Rechtevergabe für den Zugriff auf die einzelnen Notizen bzw. Vorgänge.

– So lässt sich gezielt steuern, wer im Betrieb welche Informationen erhält

– Die Verantwortlichen können stets die Abläufe im Blick behalten.

– Es ist sichergestellt, dass Vertrauliches auch vertraulich bleibt.

Darüber hinaus adressiert MemoMeister bei Bedarf Teams auch in Gruppen. MemoMeister erlaubt hier eine feinere Unterteilung als beispielsweise der Kommunikationsdienst WhatsApp. Damit können Gruppenmitglieder auch auf zurückliegende Mitteilungen und Bilder zugreifen.

 

Schnelle Suche

Auch ältere Vorgänge sind über die Suche nach Nutzer, Datum oder Label jederzeit einfach auffindbar. Die ebenfalls integrierte Volltextsuche durchforstet neben den gespeicherten Memos auch die Inhalte der hochgeladenen Dokumente, die beispielsweise im PDF-Format vorliegen.

 

Passt sich an die Abläufe im Handwerksbetrieb an

Damit kann MemoMeister schlank und schnell auf jede Anforderung im Betrieb angepasst werden. Kommunikation und Zusammenarbeit auf digitaler Ebene werden einfach gestaltet: Der Informationsfluss ist perfekt auf den Betriebsablauf zugeschnitten – und das unabhängig davon, wie groß und in welchem Gewerk der Handwerksbetrieb tätig ist.

 

MemoMeister ergänzt jede Branchen-software auf genial einfache Weise und bringt zusätzlich Ordnung und Struktur in die betrieblichen Abläufe. Die Entwicklung der Cloud-Anwendung in den letzten Jahren ist enorm. Aus der wichtigen Fotodokumentation ist mittlerweile eine smarte Projektakte entstanden, die uns täglich die Projektabwicklung erleichtert.
– Martin Schmid, Technischer Leiter Rossaro Gipsbau GmbH & Co. KG